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Guide des droits et des démarches administratives

Déclaration sociale nominative (DSN)
Fiche pratique

Tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés doivent remplir une DSN. C'est une déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie. Vous y inscrivez les informations concernant chacun de vos salariés. Elle sert à payer vos cotisations sociales et à transmettre les données sur vos salariés aux organismes sociaux (Pôle emploi, CPAM, Urssaf, etc.). Elle remplace dans la plupart des cas la DADS-U, la DOETH, la DMMO et la DTS. Vous devez avoir un logiciel de paie compatible en DSN.

La DSN est une déclaration en ligne et tous les mois qui transmet les informations concernant chacun de vos salariés.

Elle est produite à partir du logiciel de paie.

Vous y remplissez les 2 types d'informations suivantes :

  • Données concernant la paie du salarié

  • Événements concernant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.

Attention
la DSN se fait par numéro de Siret (établissement) et non par numéro de Siren (entreprise). Vous devez faire autant de DSN que vous possédez d'établissements au sein de votre entreprise. Chaque DSN donne les informations pour tous les salariés d'un établissement.

Remplir et envoyer la DSN a les 2 fonctions suivantes :

  • Calculer et payer toutes vos cotisations sociales

  • Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant vos salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.). Il s'agit des organismes suivants : Pôle emploi, Assurance maladie (CPAM), Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires de santé.

Toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent remplir une DSN.

La DSN remplace les déclarations suivantes :

  • DADS-U

  • DOETH

  • DMMO

  • DTS avec le BVM (bordereau de versement mensuel)

Les éléments qui figuraient dans ces déclarations sont désormais dans la DSN.

Exceptions : quels employeurs doivent encore remplir la DADS-U ?

Certains employeurs doivent encore remplir une déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U). 

Il s'agit des employeurs suivants :

  • Ceux qui emploient des populations hors périmètre DSN. Exemples : pigistes, intermittents du spectacle, expatriés, dockers, fonctionnaires en détachement auprès d'un établissement privé.

  • Ceux qui ne peuvent pas transmettre les données des organismes complémentaires (OC) dans la DSN

Vous devez transmettre la DSN 1 fois par mois. Il s'agit de la "DSN périodique".

Pour un événement du type "arrêt de travail" et "fin de contrat", vous devez envoyer une DSN dans les 5 jours suivants. Il s'agit d'une "DSN signalement d'événement".

Vous devez transmettre une DSN 1 fois par mois.

La DSN doit être transmise durant le mois suivant la période d'emploi rémunérée.

La date diffère selon l'effectif de l'entreprise :

  • Si l'entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée.

  • Si l'entreprise emploie 50 salariés et plus, la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.

À noter
les taux et plafonds qui sont appliqués aux cotisations sociales sont ceux de la période d'activité, même en cas de versement du salaire le mois suivant.

Entre deux DSN mensuelles, vous pouvez être amené à effectuer une DSN pour signaler un événement survenu.

Cette DSN doit être faite dans les 5 jours suivants l'événement.

Les événements concernés sont les suivants :

  • Arrêt de travail (en cas de maladie, maternité, paternité, etc.)

  • Reprise anticipée (lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d'arrêt de travail)

  • Fin de contrat de travail (lors du départ d'un salarié de l'entreprise quel que soit le motif)

À savoir
Si un événement survient au cours du mois, vous devez le déclarer dans la "DSN signalement d'événement".

Qui fait la déclaration ?

Vous pouvez :

  • Soit l'effectuer vous-même

  • Soit la confier à un expert-comptable ou à votre service des ressources humaines

  • Soit la réaliser vous-même certaines déclarations et confier les autres à un expert-comptable

Comment ?

Pour vos salariés rattachés au régime général de la sécurité sociale, vous devez faire la DSN sur le site internet net-entreprises.fr.

Site internet : https://www.net-entreprises.fr/vos-declarations-en-ligne/dsn/#lessentiel
Net-entreprises-GIP Modernisation des déclarations sociales

Vous devez vous inscrire et ouvrir un compte sur le site net-entreprises.fr.

Vous avez le choix entre un compte où vous déclarez vous-même et un compte où vous désignez une autre personne (un expert comptable, un responsable de la paie).

Vous devez faire la DSN sur le site internet de la MSA.

Site internet : https://www.msa.fr/lfy/dsn
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Tableau de bord

Après la déclaration, vous devez consulter votre tableau de bord pour voir les réponses des organismes sociaux.

Les organismes sociaux vous envoient des récépissés de conformité, des récapitulatifs d'anomalies et des attestations que vous pouvez télécharger, puis enregistrer et imprimer.

Suivi DSN et compte-rendu d'anomalies

L'Urssaf a mis en place un outil appelé « Suivi DSN » qui vous envoie un compte-rendu des anomalies recensées sur votre déclaration. Vous pouvez ainsi rapidement les corriger en suivant les conseils que l'Urssaf vous indique.

Ces comptes-rendus sont appelés CRM (compte-rendu métier). Ils regroupent les anomalies de votre déclaration en contrôlant les incohérences.

Vous pouvez consulter le guide d'utilisation de ce service :guide suivi DSN de l'Urssaf.

À savoir
Dans le profil de votre compte, vous devez cocher la case « Tableau de bord suivi DSN ».

Attestation d'employeur rematérialisée (AER)

Pôle emploi génère une attestation d'employeur rematérialisée (AER) qui récapitule les informations sur vos salariés.

Vous devez télécharger l'AER, l'imprimer, la signer et la remettre au salarié concerné.

Quel logiciel de paie choisir ?

Vous devez posséder un logiciel de paie compatible DSN.

Ce logiciel permet de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.

Si vous n'avez pas de logiciel de paie, vous pouvez choisir l'un des services suivants :

  • Izilio BTP pour les entreprises du BTP

  • Izilio guichet professionnel pour les entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma

  • Chèque emploi associatif (CEA) pour les associations à but non lucratif ou les fondations, de moins de 20 salariés

  • Impact emploi association, pour certaines associations (sportive, artistique, animation, familles rurales) comptant moins de 10 ETP

Vous pouvez appeler les conseillers de l'Assurance maladie pour vous aider sur les cotisations, les taux, les événements de vie de vos salariés, etc.

Ameli : aide et conseil aux entreprises

Appelez le 3679

Du lundi au vendredi

De 8 h à 17 h30

Service gratuit + prix d'un appel local

L'Assurance maladie met à disposition un guide pour gérer les arrêts de travail de vos salariés dans la DSN (maladie, paternité, maternité, adoption).

Si vous ne transmettez pas la DSN, vous risquez une pénalité de 18,33 € par salarié.

Si vous ne transmettez pas la DSN dans les délais obligatoires, vous risquez une pénalité de 55 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard).

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.

Si le retard est inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas dépasser 5 499 € par entreprise et par an.

Vous pouvez faire annuler vos pénalités de retard

Vous pouvez demander l'annulation de vos pénalités de retard si vous respectez les 4 conditions suivantes :

  • Vous n'avez pas commis d'infraction au cours des 24 derniers mois

  • Le montant de vos pénalités est inférieur à 3 666 €

  • Vous avez réglé toutes vos cotisations

  • Vous avez transmis la DSN

Si vous oubliez de déclarer l'un de vos salarié, vous risquez une pénalité de 55 € par salarié et par mois ou par fraction de mois de retard.

Elle est calculée en fonction de l'effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.

Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.

  • Si vous déclarez de fausses rémunérations, vous risquez une pénalité de 36,66 € par salarié.

  • Si vous transmettez de fausses informations sur vos salariés, vous risquez une pénalité égale à 12,10 €.

Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.

Les dates de paiement des cotisations sociales (appelé versement des cotisations en DSN) varient selon les 2 critères suivants :

  • Effectif annuel moyen de l'entreprise (au 31 décembre de l'année précédente)

  • Date de paiement des salaires

Échéances de paiement DSN

Effectif de l'entreprise

Date de paiement des salaires

Date limite de versement des cotisations sociales

Moins de 50 salariés

Quelle que soit la date

Le 15 du mois M+1

Moins de 11 salariés ayant opté pour une exigibilité trimestrielle

Le 15 du 1er mois du trimestre qui suit
Échéances de paiement DSN

Date de paiement des salaires

Date limite de versement des cotisations sociales

Mois M

Le 5 du mois M+1

Mois M+1

Le 15 du mois M+1
Les dates d'échéance pour la DSN et le paiement des cotisations aux Urssaf et CGSS sont alignées sur celles en vigueur dans ce régime spécial.C'est le cas des employeurs de salariés affiliés à la CRPCEN qui déclarent et versent les cotisations le 5 du mois M+1.

Les dates de paiement des cotisations sociales (appelé versement en DSN) varient selon les 2 critères suivants :

  • Effectif annuel moyen de l'entreprise ou de l'exploitation agricole (au 31 décembre de l'année précédente)

  • Date de paiement des salaires

Quelle que soit la date de versement du salaire, la date limite de paiement des cotisations est le 15 du mois M+1 suivant la période de travail.
À noter
si vous avez choisi l'option du paiement trimestriel, vous payez le 15 du mois M+1 suivant le trimestre d'emploi.
Échéances de paiement DSN

Date de paiement du salaire

Date limite de versement des cotisations sociales

Au plus tard le 10 du mois M+1

Le 15 du mois M+1

Sauf option pour un versement trimestriel des cotisations : dans ce cas, le 15 du mois M+1 suivant le trimestre d'emploi

Entre le 11 et la fin du mois M+1

25 du mois M+1
Échéances de paiement DSN

Date de paiement du salaire

Date limite de versement des cotisations sociales

Au plus tard le 10 du mois M+1

15 du mois M+1

Entre le 11 et la fin du mois M+1

25 du mois M+1
Échéances de paiement DSN

Date de paiement du salaire

Date limite de versement des cotisations sociales

Mois M

5 du mois M+1

Entre le 1er et le 20 du mois M+1

15 du mois M+1

Entre le 21 et la fin du mois M+1

25 du mois M+1

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Références

Modifié le 01/01/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
source www.service-public.fr